Voor wie geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen van wie AuditSimplicity persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, met uitzondering van haar eigen werknemers. Dit betekent dat deze verklaring geldt voor:
- Klanten en leveranciers (en hun medewerkers)
- Potentiële klanten, relaties en hun medewerkers
- Bezoekers van onze website
- Ontvangers van nieuwsbrieven of andere commerciële e-mails
- Voormalige leden van bovengenoemde groepen
Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die rechtstreeks van jou, je werkgever, je debiteur of crediteur, of van officiële instanties zoals de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel zijn verkregen. Daarnaast verzamelen wij gegevens via het gebruik van onze website.
De gegevens die wij kunnen verwerken zijn onder meer:
- Contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer)
- Salarisgegevens en financiële gegevens uit administratie en correspondentie
- Gegevens uit contactformulieren op onze website
- Informatie die je mondeling aan ons verstrekt
- Technische gegevens zoals IP-adres en informatie over je bezoek aan onze website
- Informatie over of je nieuwsbrieven opent en waar je op klikt
- Publiek beschikbare gegevens, bijvoorbeeld op LinkedIn, in het Handelsregister of via zakelijke websites
- Een kopie van een identiteitsbewijs (zoals paspoort of ID-kaart), indien wettelijk vereist
Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor doeleinden die passen bij onze dienstverlening als accountantskantoor, zoals het uitvoeren van administratieve, fiscale en adviserende werkzaamheden.
AuditSimplicity neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals het gebruik van beveiligde servers en firewalls.
Op basis van welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dat op grond van de AVG (artikel 6) is toegestaan. De verwerking kan plaatsvinden op basis van:
- Toestemming – Bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven aan niet-klanten. Je kunt deze toestemming altijd intrekken.
- Uitvoering van een overeenkomst – Bijvoorbeeld als wij een opdracht uitvoeren voor jou of je organisatie.
- Wettelijke verplichting – Zoals vereist door de WWFT of andere fiscale regelgeving, waaronder het vastleggen van een kopie identiteitsbewijs.
- Gerechtvaardigd belang – Bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening of relatiebeheer, zolang je privacybelang niet zwaarder weegt.
Delen van gegevens met derden
Alleen medewerkers van AuditSimplicity en derden die direct betrokken zijn bij de verwerking van gegevens hebben toegang tot jouw persoonsgegevens. Het uitgangspunt is dat wij jouw gegevens niet delen met derden, tenzij:
- Jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven;
- Het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening;
- De wet dit van ons vereist;
- Het van vitaal belang is voor jou of een ander.
Bij gezamenlijke marketingacties met andere organisaties kunnen jouw gegevens gedeeld worden met die partijen. In zulke gevallen geldt mogelijk hun eigen privacyverklaring, die kan afwijken van de onze.
Bij inschakeling van (sub)verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Wij werken uitsluitend met partijen die voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van jouw gegevens.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld 7 jaar voor fiscale gegevens). Zodra gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd.
Jouw rechten als betrokkene
Je hebt recht op:
- Inzage in je persoonsgegevens
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van je gegevens (waar mogelijk)
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar tegen verwerking
- Gegevensoverdraagbaarheid (in bepaalde gevallen)
Deze rechten zijn niet absoluut; de AVG stelt voorwaarden aan wanneer wij ze moeten of mogen inwilligen.
Vragen of verzoeken?
Klachten
Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Dan kun je deze richten aan AuditSimplicity. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.